Du stellst dir unter Excel ein langweiliges und unnützes Programm mit endlosen Tabellen und komplizierten Formeln vor? Dieser Artikel wird dir das Gegenteil beweisen und zeigen, wie nützlich Excel für dich sein kann. Und keine Angst, ich habe dir hier schon alle Tabellen von mir abgelegt, damit, wenn du nicht weiterkommst, du bei mir nachschauen kannst.
aha-Jugendreporter Johannes
Wenn du noch gar keine Vorkenntnisse in Excel hast, schau dir einfach folgendes Video an. Darin ist alles Wichtige erklärt.
Eine Notentabelle in Excel
Sicher findest du es praktisch, wenn du alle deine Schulnoten in einer Tabelle überwachen kannst. Hier zeige ich dir, wie du einen einfachen Notenrechner mit Gewichtung in Excel erstellst. Gerne darfst du ihn dir nach Belieben erweitern.
Zuerst muss dir klar sein, wie viele Prüfungen du maximal in die Tabelle eintragen willst. Die ganze Magie hinter der Sache steckt eigentlich nur hinter einer einzigen Formel. Wähle das Feld aus, in dem nachher die Endnote stehen soll. Gib dann dort diese Formel ein:
=RUNDEN(SUMMENPRODUKT(Notenbereich;Wertungsbereich)/SUMME(Wertungsbereich);1)
Beim Notenbereich markierst du den Bereich, in dem später deine Noten stehen werden. Beim Wertungsbereich markierst du den Bereich, in dem die Wertungen der Prüfungen stehen.
Nun kannst du noch in dem Bereich, in welchem später die Wertungen der Prüfungen stehen, das Zahlenformat in Prozent ändern. (Für den Fall, dass du nicht weisst, wie das geht, habe ich es nochmals am Ende des Artikels erklärt.)
Bedingte Formatierung
Wenn du willst, dass negative Noten farblich hervorgehoben werden, gibt es dafür einen Trick in Excel: Markiere den Bereich, in dem du dieses Feature haben willst. Gehe nun im Menüband auf bedingte Formatierung. Wähle dann unter dem Bereich Regeln zum Hervorheben von Zellen Kleiner als… aus.
Stelle nun ein, dass Zellen unter 4 formatiert werden sollen. Wähle dann noch deine gewünschte Darstellung aus und bestätige mit OK.
Notentabelle 2.0
Natürlich wäre es praktisch, wenn wir mehrere Fächer in einer Tabelle überwachen und am Schluss auch miteinander verrechnen könnten. Ausserdem ist ein schöneres Layout auch immer sehr hilfreich, damit die Tabelle übersichtlicher wird. Beispiel:
Auch wenn es auf den ersten Blick sehr kompliziert aussieht, ist es gar nicht so schwierig. Eigentlich muss man nur die Notentabelle von vorhin nehmen und diese kopieren und so anordnen, sodass man alle Fächer abdeckt. Dann kann man noch Überschriften gestalten und gewisse Felder farbig hinterlegen.
Um den Schnitt aller Fächer zu sehen, muss man zuerst die Schnitte der einzelnen Fächer „runterholen“. Das macht man, indem man in dem Feld, in dem nachher der Schnitt stehen soll = eingibt und die Zelle, aus der man den Schnitt „holt“, anklickt.
Somit kann ich wieder eine Spalte für die Noten und eine Spalte für die Wertungen einrichten. Nun benutze ich wieder die gleiche Formel wie in der ersten Notentabelle:
=RUNDEN(SUMMENPRODUKT(Notenbereich;Wertungsbereich)/SUMME(Wertungsbereich);1)
Und schon erscheint der Gesamtschnitt aller Fächer.
Notenrechner in Excel
In diesem Beispiel erstellen wir einen Notenrechner, der dir errechnet, welche Note du schreiben musst, damit du einen gewünschten Schnitt hast.
Dazu muss dir wieder klar sein, wie viele Prüfungen du maximal hast. Dann musst du diese Formel in das Feld eingeben, in dem du später die Note, die du brauchst, siehst:
=RUNDEN(((SUMME(Wertungsbereich)*Feld mit Wunschnote-SUMMENPRODUKT (Notenbereich;Wertungsbereich))/SUMMEWENN(Notenbereich;““;Wertungsbereich));1)
Nun kannst du noch das Zahlenformat im Wertungsbereich auf Prozent umstellen und schon hast du eine einfache Tabelle zur Berechnung deiner benötigten Noten.
Eine einfache Buchhaltung in Excel
Sicher fändest du es praktisch, all deine Einnahmen und Ausgaben in einer Tabelle zu überwachen. Für das braucht man eigentlich nur eine Formel: SUMME(Bereich)
Diese Formel berechnet die Summe aller Zahlen in einem definierten Bereich. Überlege dir zuerst, wie du deine Buchhaltung darstellen willst. Ich habe eine Kategorie für Einnahmen, eine für Ausgaben und eine für geplante Ausgaben.
Nun berechnest du mit der Formel SUMME die Summe aller Preise in einer Kategorie. Dabei kannst du den Bereich beliebig gross machen, damit du genug Felder hast, um all deine Transaktionen einzutragen.
Jetzt kannst du noch in einem Feld den Rest berechnen, indem du =Total Einnahmen – Total Ausgaben rechnest.
In einem zweiten Feld habe ich noch den Rest mit geplanten Ausgaben berechnet, indem ich =Total Einnahmen-Total Ausgaben-Total geplante Ausgaben gerechnet habe.
Bedingte Formatierung
Wenn du willst, kann man bei den geplanten Ausgaben wieder eine bedingte Formatierung machen, damit du siehst, ob du bestimmte Produkte noch mit deinem Restgeld kaufen kannst. Dafür markierst du den Bereich mit den Preisen und gehst dann auf Bedingte Formatierung, Regeln zum Hervorheben von Zellen, Zwischen. Dort gibst du dann zwischen 0.01 und das Feld mit dem Rest ein und wählst noch die passende Darstellung.
Eine weitere bedingte Formatierung ist bei den beiden Rest-Zellen möglich. Dabei soll, sobald der Wert unter 0 ist, die Zelle anders aussehen. Falls dir die vorgeschlagenen Formatierungen zu wenig sind, gehst du einfach auf benutzerdefiniertes Format.
Diagramme
Ein weiterer Vorteil von Excel ist, dass man mit vorhanden Daten Diagramme erstellen kann. In diesem Beispiel ist das nützlich, weil man mit einem Kreisdiagramm die Ausgaben und Einnahmen übersichtlich und in Relation zueinander sieht.
Um diese Idee umzusetzen, musst du zuerst den Bereich mit den Preisen markieren, mit denen du das Diagramm machen willst. Gehe dann auf Einfügen und unter Diagramme auf Kreisdiagramm.
Wähle dort das Kreisdiagramm deiner Wahl aus, ich empfehle das einfache Kreisdiagramm.
Sobald du daraufklickst, wird das Diagramm auch schon erscheinen.
Das Problem ist, dass jetzt in der Legende nur Zahlen stehen, aber nicht unsere „Beschreibungen“. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wähle dann „Daten auswählen“ aus.
Gehe hier nun auf Bearbeiten der Horizontalen Achsenbeschriftung.
Markiere jetzt den Bereich, in dem die „Beschreibung“ deiner Ausgaben steht.
Nachdem du das bestätigt hast, wirst du in der Legende des Diagramms deine „Beschreibungen“ wiederfinden.
Zum Schluss kannst du noch die Grösse und den Stil deines Diagramms ändern, bis es dir gefällt. Dazu muss das Diagramm ausgewählt sein. Dann wird oben ein Reiter Diagrammentwurf erscheinen. Wenn du auf diese Rubrik gehst, kannst du Layout oder weitere Sachen an deinem Diagramm ändern. Es hat sogar schon vorbereitete Layouts, die du nur noch auswählen musst.
Ausserdem kannst du noch mit einem Doppelklick auf den Titel des Diagramms den diesen bearbeiten.
Buchhaltung 2.0
Wenn du systematisch das ganze Jahr buchhalterisch im Blick haben willst, machst du dir am besten eine Tabelle, in der es für jeden Monat einen Abschnitt gibt. Ich habe dazu nur die Tabelle aus der ersten Buchhaltung etwas abgeändert und kopiert und noch den jeweiligen Monat darübergeschrieben. Dabei habe ich aber dieses Mal die Spalten für geplante Ausgaben weggelassen.
In einem nächsten Schritt habe ich dann ein Total für alles eingerichtet, indem ich einfach =SUMME(Total1;Total2;Total3….Total12) eingegeben habe. Das heisst, ich habe jeweils die Totale der einzelnen Monate zusammengerechnet. Ausserdem habe ich noch einen Rest des ganzen Jahres berechnet, indem ich einfach =Total Einnahmen-Total Ausgaben gerechnet habe.
Nun habe ich noch ein neues geplante Ausgaben Feld erstellt.
Dafür musste ich wieder eine SUMME-Formel einrichten und den Bereich für die Preise als CHF formatieren. Ausserdem habe ich wie bei der ersten Buchhaltung-Tabelle wieder eine bedingte Formatierung eingerichtet, sodass die Felder grün sind, sobald der Betrag kleiner ist als der Gesamtrest.
Zum Schluss habe ich noch einen Rest mit geplanten Ausgaben eingerichtet, indem ich =Einnahmen-Ausgaben-Summe geplante Ausgaben gerechnet habe.
Du kannst natürlich deine Tabelle ganz anders gestalten als meine. Excel bietet keine Grenzen! Sei mutig und probiere Neues aus. Und lass dich nicht einschüchtern, wenn etwas nicht beim ersten Versuch klappt. Vielleicht findest du ja selber die Lösung oder du findest die Lösung bei meinen Tipps, die ich dir noch niedergeschrieben habe. Ansonsten, schau einfach mal im Internet nach. Für viele Sachen in Excel gibt es sehr gute Erklärvideos. Wer weiss, vielleicht bist du auch bald ein echter Excel-Profi! Bis dahin wünsche ich dir viel Spass und Glück mit Excel!
Tipps in Excel
Etwas sehr Wichtiges in Excel, das viele Anfänger falsch machen, ist die richtige Verwendung des =.
Wenn ich etwas einfach in eine Zelle schreibe, wird man in der Zelle einfach den zuvor hineingeschriebenen Text sehen. Sobald ich aber zu Beginn der Zelle ein = setze, schaltet Excel in den Rechenmodus um. Das heisst, nun kannst du von Excel Rechnungen lösen oder eine Formel ausführen lassen.
5+3 à 5+3
=5+3 à 8
SUMME(1A;3A) à SUMME(1A;3A)
=SUMME(1A;3A) à 7
Zellen kopieren
Sobald man bei einer ausgewählten Zelle (Zelle mit grünem Rand) mit der Maus auf die rechte untere Ecke geht, erschient ein schwarzes Kreuz. Mit diesem Kreuz kann man Zellen kopieren. Dazu hält man die linke Maustaste gedrückt und zieht die Maus in die gewünschte Richtung (in diesem Fall nach unten).
Wenn ich aber während dem Kopiervorgang die Ctrl. Taste gedrückt halte, „denkt“ Excel mit. Das heisst, wenn ich eine Zahl habe und die Ctrl. Taste drücke, beginnt Excel hochzuzählen. Bei einem Datum ist es genau umgekehrt: Wenn ich die Ctrl. Taste nicht gedrückt halte, zählt es das Datum hoch, sobald ich sie drücke, kopiert Excel immer das gleiche Datum. Das funktioniert so auch bei Wochentagen oder Monaten.
Sobald ich mehrere Zellen ausgewählt habe und dies kopieren möchte, versucht Excel ein Muster zu erkennen und setzt dieses je nachdem, ob man die Ctrl. Taste gedrückt hält oder nicht, fort.
Zellenformatierung in Excel
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Zahlen anzuzeigen: Zahl, Prozent, Datum, Währung.
Dazu mache ich auf eine markierte Zelle einen Rechtsklick und wähle die Funktion Zelle formatieren aus. Normalerweise sollte das Zahlenformat „Standard“ bereits ausgewählt sein. Nach Bedarf kann ich nun das gewünschte Zahlenformat auswählen.
Gewisse Zahlenformate wie z.B. Währungen oder Prozente kann man auch über eine Schaltfläche im Menüband einstellen.
Die Wenn Funktion
Die Wenn-Funktion wird oft und in unterschiedlichsten Fällen angewendet und dient dazu, dass Excel etwas macht, wenn eine Bedingung stimmt oder etwas anderes macht, wenn sie nicht simmt.
Wir wollen in diesem Beispiel Excel so programmieren, dass ich ein Budget habe und ein Produkt. Wenn das Produkt teurer ist als mein Budget, schreibt Excel „zu teuer“, ansonsten soll Excel mir mein Restgeld ausrechnen.
Zuerst gebe ich in der Zelle ein = ein, damit Excel in den „Rechenmodus“ schaltet. Dann gebe ich WENN( ein. Nun zeigt mir Excel schon an, was ich machen muss.
Als Erstes muss ich die Bedingung eingeben. Diese wäre in diesem Beispiel: Ist der Preis teurer als das Budget. Das mache ich, indem ich erst das Feld mit dem Preis anklicke, dann das > Zeichen setze und nun die Zelle mit dem Budget anklicke. Zum Schluss füge ich noch ein Semikolon ein.
Als Nächstes sage ich Excel, was es machen soll, wenn die Bedingung zutrifft. In diesem Fall soll das Programm „zu teuer“ schreiben. Das mache ich, indem ich nach dem Semikolon zuerst Anführungszeichen setze, weil ich nun „Schrift“ habe und dann zwischen die Anführungszeichen den gewünschten Text schreibe. Abschliessend gebe ich wieder ein Semikolon ein.
Nun muss ich Excel noch sagen, was es machen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft. In diesem Fall soll das Programm das Budget minus den Preis rechnen. Das wird gemacht, indem ich die Zelle mit dem Budget anklicke, ein Minus eingebe und danach die Zelle mit dem Preis anklicke.
Zum Abschliessen der ganzen Formel schliesse ich noch meine Klammer.
Tipp: Damit es schöner aussieht, habe ich das Zahlenformat der Zellen auf CHF eingestellt.
Zellen auswählen
Neben den gewöhnlichen Cursors, wie man sie auch schon aus Word oder PowerPoint kennt, gibt es in Excel noch einige zusätzliche:
Das weisse Kreuz erscheint, sobald man seine Maus im Tabellen-Blatt bewegt. Damit kann ich einzelne Zellen anwählen oder mehrere Zellen markieren.
Zeilen und Spalten auswählen und vergrössern bzw. verkleinern
Sobald ich auf den Anfang einer Zeile oder einer Spalte (bei den Buchstaben oder den Zahlen) gehe, wird ein Pfeil erscheinen. Mit diesem kann ich durch Anklicken der gewünschten Zeile oder Spalte die jeweilige auswählen. Wenn ich während diesem Vorgang die Ctrl. oder Umschalt-Taste gedrückt halte, kann ich ausserdem mehrere Spalten oder Zeilen auswählen.
Sobald ich zwischen zwei Buchstaben oder zwei Zahlen auf den Strich gehe, erscheint ein Doppelpfeil. Mit diesem kann ich, indem ich die linke Maustaste gedrückt halte und in die gewünschte Richtung bewege, die Zeile oder Spalte vergrössern oder verkleinern.
Sobald ich mehrere Spalten bzw. Zeilen gleichmässig vergrössern oder verkleinern möchte, wähle ich zuerst die gewünschten Zeilen bzw. Spalten aus und kann sie dann mit dem Doppelpfeil alle gleichmässig in der Grösse anpassen.
